在上一篇文章中，我們重做了一間海外上市集團業績簡報的圖表，也談到了我們整體上會如何處理PowerPoint設計。反應不錯，所以這一次我們沒有停在一頁。我們選取了新創建集團2023年度中期業績分析報告，整份簡報超過30頁，我們改造了開首五頁。
我們選這份簡報，是因為它的內容本身已經很好：扎實、用字清晰、邏輯嚴謹。它不需要重寫，只需要配得上內容質素的設計。
01 統一性不只是字體與顏色
要在PowerPoint設計中顯得專業，就必須超越PowerPoint的預設模板——那是任何中學生都懂得使用的起點。這正是大公司除了模板之外，還會另備詳細設計指南的原因：這份指南不只規定字體和背景顏色，還逐一說明每個設計元素，以及應該如何使用、何時使用。
我們選的這份簡報確實有使用模板，但頁與頁之間並不一致。其中一頁的右上角用了淺藍色圓角長方形作底——圓角弧度還有點太大——但同一頁的底部卻換成了虛線邊框的長方形。兩者之間沒有明顯的邏輯。下一頁又引入了四個另一種淺藍色的長方形，加上之前從未出現過的投影效果，再配上橙色、深藍、深綠和黃色的圖示——而這些顏色在簡報其他地方都找不到，明眼人一看便知是PowerPoint的預設色板。這些選擇本身並沒有問題，但缺乏可見的理由，整體看來就是不一致。
要點符號也說明了同樣的問題。一頁用箭頭（➢）——一個很具代表性的Microsoft預設符號；下一頁換成剔號（✓）；再下一頁變成圓點（·）；後來又回到箭頭。這些符號之間沒有任何分類上的差異，只是看起來像不同人各做各的頁面，最後才拼湊在一起。
02 讓簡報看起來業餘的真正原因
除了頁與頁之間的一致性，還有幾個具體習慣，幾乎是「業餘」PowerPoint簡報的固定特徵。問題很少出在字體選擇本身——除了Comic Sans之外，大多數Office預設字體（包括Arial）其實都沒問題。真正的問題在於：
- 無故疊用粗體、斜體和底線。 這三種效果自Office面世以來就一直存在，同時使用其中兩、三種，幾乎可以肯定不是專業設計。粗體有明確的用途：標題和副標題。斜體和底線各有其正當場合，但「我想讓這段文字看起來有點不同」並不算是充分理由。有一頁將公司的三個核心價值——Vision、Mission、Value——全部設成斜體以示強調。要突出這三個詞，按Shift+I之外還有更好的選擇。
- 沒有考慮要點符號與字體的配搭。 箭頭符號（➢）在幻燈片上通常並非最佳選擇，除非你用的是有襯線字體（Serif），例如Times New Roman那種筆畫末端帶裝飾細節的字形。這個符號放在正式的Word文件裡更為合適。選擇與整體風格相稱的符號，是一個值得認真對待的小決定。
- 3D圖表。 幾乎所有3D圖表都不理想。第三個維度幾乎從不能幫助圖表傳達更清晰的訊息——選擇3D通常只是為了「看起來更厲害」，結果往往適得其反。有一頁用了3D圖表，放在版面上顯得格格不入，也削弱了那一頁想傳達的三個要點。
- 堆砌視覺效果而沒有理由。 在PowerPoint中添加更多視覺效果，對初學者確實很誘人——但每個效果都需要有存在的理由，而且必須在整份簡報中保持一致。投影、反射、發光、3D、邊框都可以用，但需要理由和連貫性。其中一頁出現了一個大黃色箭頭圖形，在整份簡報中只出現這一次，既無解釋，也沒有呼應。
03 有目的地選擇顏色主題
我們的改造直接採用了公司自身的品牌顏色——從標誌中取出的鮮橙色和紫色——並以更具動感的方式運用。每頁標題都以白字配鮮紅色背景色塊呈現，令標題成為讀者第一眼落在的地方。非白色背景會顯得不專業嗎？並不盡然——不少國際大公司的年度報告都大量使用鮮色或深色背景。重要的是這個選擇是否有意為之，是否貫徹始終，而不在於是否為白色。
04 決定讀者先看到什麼
這是整個改造中最重要的一個決定。對任何視覺設計來說，最核心的問題之一，就是讀者會先看到什麼、後看到什麼。透過字體大小和顏色，我們確保最重要的資訊——頁面標題——是最容易被看到的，其次是副標題，再其次才是內容。
有一頁，我們放大了圖示，讓三個方向的結構一眼可辨，每個方向的詳細內容就不需要同樣放大。另一頁，我們調整了版面佈局：2023年上半年已完成的事項，和未來目標，其實是同一類資訊——一個是已完成的，一個是待完成的——所以我們把兩者都對齊到頁面的同一側，而不是分散放置。還有一頁，我們刪去了四個支柱的圓形圖示設計。單獨來看，那個設計本身是清晰的；但整份簡報有時將業務分成三塊，有時又分成五塊。為了保持連貫，我們選擇從簡，略去了這個只在一頁出現的設計。
05 善用留白空間
一個影響不小的小事：我們沒有試圖填滿每一頁的每一寸空間。留白是可以的，也是應該的。如果覺得空白太多、版面顯得單調，可以加上一些簡單的線條圖案——我們在每頁都加入了重複的弧形線條，既能填補空間，又能強化整份文件的視覺連貫性。更理想的做法，是採用與品牌相關的圖案；新創建集團的標誌本身使用了波浪形線條，如果這份簡報也使用同樣的波浪紋，品牌形象會更加一致——但基於版權原因，我們這次沒有採用。
06 刪去所有多餘效果
不用3D。不隨意使用斜體或底線。不在沒有明確、重複理由的情況下加投影或虛線邊框。每一頁都遵循與前一頁相同的視覺規則。
以下是將這些原則應用於首五頁後的成果。各頁刻意緊貼排列，模擬PDF滾動閱讀的方式。
07 為PDF而設計，而非只為會議室
在現今的職場或學校，幾乎每次簡報會議之後，主講人都需要分享演示文稿——而分享PDF比分享可編輯的檔案更為普遍，也更安全。與會者可能事後重溫；沒有專心的人、或缺席的人，會靠PDF補看內容。像新創建的中期業績分析報告，更直接公開上網供公眾查閱。如果設計只考慮到會議室，就完全忽略了這第二批讀者。
在我們的改造中，照片和設計元素刻意跨越頁面邊界，令各頁在視覺上相互連接，而不是重複相同的靜態模板。例如第2頁頂部的照片，正是第1頁照片的延續。以PDF格式打開後由上至下滾動，整份簡報的閱讀感有點像網頁——每頁獨立來看足夠完整，可以單獨演示，整體連起來又是一個流暢的閱讀旅程。
我們選擇改造這份報告，只因為它的內容本身已經很好，設計上尚有改進空間。如果你有希望看到我們如何改善的圖表、幻燈片或報告，我們很樂意聽取你的意見。
改造前後對比
